Loomer Användarhandbok
Här kan ni läsa mer om hur våra funktionaliteter fungerar. Loomer finns tillgänglig både för IOS, Android och webben.
I denna användarhandbok visar och beskriver vi hur de två rollerna/behörigheterna styrelse och boende kan använda våra funktioner, där styrelsen har administratörsrättigheter som inte boenden har. Bilderna är främst tagna från appen då det är vår mest använda plattform men allt fungerar nästan exakt likadant på webben.
Registrering av förening och registreringsnyckel
Registreringen av er förening utför vi i vårt administrationsverktyg men för att informationen ska bli rätt behöver vi ett lägenhetsregister och namnet på er förening. Detta för att veta hur många lägenheter som kommer behöva ett konto, det är valbart om ni vill skicka era interna lägenhetsnummer eller skatteverkets lägenhetsnummer.
När vi är klara med registreringen av föreningen kommer det genereras en registreringsnyckel. Registreringsnyckeln är helt unik och garanterar att man kommer till rätt förening vid inloggning. Alla medlemmar i föreningen kommer använda registreringsnyckeln vid inloggning för att bli kopplad till rätt förening och sedan välja sin lägenhet i registret.
Personen som registrerar sig först på en lägenhet kan bjuda in fler användare till lägenheten när det bor fler i en och samma lägenhet.
Skapa konto
När du fått registreringsnyckeln så laddar du ner applikationen antingen på App store eller Google play. När du laddat ner applikationen så väljer du alternativet ”Inget konto? Registrerar dig nu!”. När du gjort detta val så får du skriva in e-post, lösenord och registreringsnyckel och efter det väljer du ”Registrera”. Om dina uppgifter stämmer och du har rätt registreringsnyckel kommer Loomer automtiskt skicka en bekräftelse till den
e-postadress. Ibland kan det ta någon minut innan mejlet nått din inkorg. När du fått mejlet följer du anvisningarna och bekräftar ditt konto.
För vissa som har hög säkerhet på sina mejladresser kan bekräftelsemejlet hamna i Skräpposten istället för i Inkorgen. Så var snälla och titta i skräpposten om det tagit mer än 5 minuter.
När du bekräftat ditt konto loggar du in på Loomer genom din valda e-postadress och lösenord.
Inställningar
När du har loggat in på Loomer kan du även administrerar ditt eget konto, som att exempelvis ställa in notiser och ändra lösenord. Detta gör du genom att använda Profil ikonen längst ner i högra hörnet.
Du kan även bjuda in fler användare till din lägenhet.
Det görs genom att trycka på ”lägg till användare”, då skickar du en inbjudan till personens mejladress.
Hem
Boende
Hem är föreningens motsvarighet till ”första sida” i applikationen. Som boende kan du endast läsa informationen på Hem. Det finns även ett nyhetsflöde där du kan läsa om vad som händer i föreningen. Information upplagd på denna sida hanteras av antingen styrelse eller förvaltaren.
Styrelse
Styrelsen har samma läsbehörigheter som boende. Utöver det kan styrelsen även lägga upp kort, skriva information, och lägga ut nyheter till föreningens medlemmar.
Ni administrerar sidan genom att använda administrationsverktyget högst upp i högra hörnet, för att lägga upp nyheter går ni in på inlägg och om ni vill redigera eller ta bort går ni in på det valda inlägget och sedan administrationsverktyget i högra hörnet.
Chatt Boende
I chatten kan du som boende välja mellan att skicka meddelanden via Privat chatt, Föreningschatt eller Styrelsefrågor. Genom att välja ett av alternativen kan du både ställa egna frågor och ta del av tidigare frågor som andra medlemmar har skickat till styrelsen.
På startsidan för chatten har ni möjlighet att filtrera vilken typ av chatt ni vill se, antingen en specifik kategori eller alla.
Ni kan även se status, öppna och stängda.
Chatt Boende
Du skickar ett privat meddelande genom att klicka på ”skapa grupp” och väljer titel, meddelande och sedan väljer du medlemmarna till chatten genom att trycka på ”lägg till”, du kan antingen söka på personens efternamn eller välja personen i den tillgängliga listan.
Om du behöver ändra något i chatten du är medlem i kan du utföra ändringar genom att använda ikonen högst upp till höger och även ”ändra/ta bort” ikonen under respektive meddelande.
Chatt Styrelsen
Som styrelse har ni tillgång till följande funktioner:
Föreningschatt, Privat chatt, Förvaltarchatt,
Styrelsechatt och Styrelsefrågor.
På startsidan för chattfunktionen kan ni filtrera vilken typ av chatt ni vill visa – en specifik kategori eller alla.
Ni kan även se status, öppna och stängda.
Information Boende
Under Information kan du läsa och ta del av information som berör föreningen. För att välja vad du vill göra under Information trycker du enkelt på någon av ikonerna.
Information Styrelse
För att lägga till ny information klickar ni på ”Lägg till knapp”. Där väljer ni en ikon samt fyller i titel och beskrivning.
För att redigera befintlig information öppnar ni det aktuella inlägget och sedan in på administrationsverktyget.
Dokument
Här lagras föreningens dokument och ni kan skapa er egna dokumentstruktur. Strukturen är uppdelade mellan boende och styrelsen. Boende ser endast mapparna och kan ta del av filerna som ligger under "Boende mappar. Medan styrelsen kan ta del av filer som ligger under både "Styrelse mappar" och "Boende mappar".
Styrelsen kan också skapa nya mappar och lägga till filer. Detta beskrivs mer i nästa avsnitt.
Dokument
Styrelsen kan ladda upp filer och skapa mappar i dokumentstrukturen. Detta gör man genom ikonen som är högst upp i högra hörnet (pennan). Då får ni valen som visas på bilden. Om ni vill lägga till en undermapp i en redan befintlig mapp i strukturen så går ni in i den valda mappen och sen skapar en nya mappen.
Loomer stödjer flera olika filtyper inklusive excel, word, powerpoint, bilder, videor m.m.
Tvättstuga
Här kan boende och styrelse boka tvättid. Använd skrollen till höger och vänster för att välja vecka och sen dag i listan nedan där du också hittar de tillgängliga tiderna.
I flödet kan du se lediga tider, upptagna tider och hur många tvättstugor som är tillgängliga. När du hittat en tid du vill boka så klickar du på den lediga tvättstugan och ”boka”. Efter att du bokat så får du ett meddelande som visar din tid och vald tvättstuga. Om du sedan vill ändra din bokning får du gå tillbaka till bokningen och sedan trycka på ”avboka”. När du tryckt på avboka så får du ett nytt meddelande som bekräftar din avbokning i Loomer.
Redigering av tvättstugebokningen sker av Loomer och styrelsen. Styrelsen gör detta under styrelseprogram och detta går vi igenom mer i andra avsnitt.
Felanmälan
Med denna funktion kan styrelse och boende skicka in felanmälningar till vald aktör som ska hantera föreningens ärenden. Det finns möjlighet att ladda upp filer och även använda kameran på mobilen för att lättare kunna förklara ärendet. I denna funktionalitet ingår ingen uppföljning utan för att kunna se sina inskickade felanmälningar behöver föreningen ha detta tillägg eller arbeta med en fastighetsförvaltning som använder Loomer.
Ärendehantering
Med ärendehanteringen kan boenden och styrelsen följa upp sina egna ärenden som man skickat in via felanmälan. Man kan både söka på ärenden och sortera baserat på valen av filter.
Styrelsen har även möjlighet att följa upp alla ärenden som skickats in av föreningens boende för att underlätta uppföljning. Därför har de två val under filtret "Visa". Styrelsen har även möjlighet att svara i ärendechatten om den inställningen är aktiverad.
För att använda ärendehanteringen behöver man lägga till en aktör som ska hantera och agera på ärendena. Denna dialog sker mellan Loomer och styrelsen innan funktionen blir tillgänglig för föreningen.
Ärendehantering
Om man öppnar sitt ärende så kommer du till själva ärendesidan. Där kan du ta del av den övergripande informationen kring ärendet och också chatta med den aktör som hanterar ditt ärende. Detta för att underlätta uppföljningen och lösningen av ditt ärende .
Vår hemsida
Denna funktion ger styrelsen möjligheten att skapa en publik hemsida där ni kan delge information till personer utanför föreningen men också en egen sida där era medlemmar kan logga in till er portal.
Det finns en "Kom igång" knapp som vi rekommenderar att ni använder som beskriver mer i detalj hur allt fungerar.
Vår hemsida är en tilläggstjänst och ni behöver starta funktionen för att den ska bli tillgänglig för er styrelse.
Era medlemmar kommer också kunna logga in på er portal genom denna sida om ni väljer att lägga till funktionen.
Vår hemsida
Börja med att skapa en version, välj namn och öppna den nya versionen ni skapat. Alternativt tryck på knappen redigera versionen. När ni är på redigeringssidan så har ni 4 olika avsnitt Föreningen, Information, Kontakta oss och Mäklare, dessa är fasta och går inte att ändra eller ta bort.
På sidan har ni exempeltext i varje avsnitt för inspiration men detta kan ni ta bort när ni börjar skriva er text.
Om ni skriver för mycket text i någon av avsnitten kommer kanterna bli röda. Texten ni skriver efter att det blivit rött kommer inte att synas när ni publicerar sidan. Men den sparas på redigeringssidan. Ni kan bifoga både bilder och filer till vissa avsnitt. Med infoikonerna/frågetecknen ser ni vilka filtyper som stödjs.
När ni skrivit den text ni vill ha och lagt till de bilder samt filer ni vill dela kan ni förhandsgranska er sida innan ni publicerar. När ni publicerat sidan blir den tillgänglig för alla på nätet.
Användare
Under Användare så kan styrelsen administrera samt bjuda in användare till föreningens Loomer portal.
Här hittar ni även registreringsnyckeln som medlemmarna behöver för att skapa sina konton.
Denna kan uppdateras vid behov.
Ni har även ett digitalt fastighetsregister som krävs vid uppstarten av ert konto. Registret fungerar som en lägenhetspärm där ni får en översikt över fastigheter, adresser, antal lägenheter samt de personer som har registrerat sig i Loomer.
För varje lägenhet finns möjlighet att bjuda in, flytta eller ta bort medlemmar vid behov. När ni bjuder in en medlem skickas ett mejl till personens e-postadress med instruktioner för inloggning samt registrering på vald lägenhet i registret.
I lägenhetsregistret kan ni även se och ändra vilka som är styrelsemedlem i er Loomer portal. För att göra detta behöver ni dock logga in med ert admin konto som ni fick vid uppstarten. Detta för att minska risken att medlemmar får fel behörighet. Vi kan även hjälpa er med detta vid behov.
Tvättbokning
Med tvättstugebokning kan styrelsen aktivera och inaktivera tvättstugor som sen blir tillgängliga för tvättid för boenden. Registreringen av tid och dagar utförs främst av Loomer administratörer idag men detta kommer att ändras i framtiden.
